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Je besser die Planung, desto besser das Event. Zumindest dann, wenn in der Vorbereitung einer Veranstaltung wirklich an alles gedacht worden ist. Da zählen nicht nur Location, Ausstattung und Inhalte, sondern vor allem auch viele organisatorische Dinge, die schnell aus dem Blickwinkel geraten und dann mit kleinen oder grösseren Hindernissen zu Buche schlagen. Wenn Zeit, Ort, Raum und Zielgruppen erst einmal stehen, kommt es auch in Sachen Ticketing auf die richtigen Schritte an.

Jedes Event beginnt mit der Einladung

Ohne Gäste ist eine Veranstaltung wohl nur wenig sinnvoll. Kongresse, Messen, Tagungen, Konzerte, Ausstellungen und viele andere Events mehr leben einfach von den Menschen, die solche Veranstaltungen besuchen. Das werden sie in der Mehrheit der Fälle aber nur dann tun, wenn sie rechtzeitig Kenntnis vom Event erhalten. Eine Plakatierung, Newsletter, die Ankündigung in den (sozialen) Medien oder die persönliche Einladung sind unterschiedliche Wege zum selben Ziel. Gäste müssen eingeladen werden und das immer auf dem richtigen Weg.

Mit der NextEvent Software für das komfortable Ticketing von Events lassen sich viele organisatorische Prozesse vor, während und nach der Veranstaltung regeln, eben auch die Einladung. Mit der individuell einrichtbaren Software können solche Einladungen ganz gezielt gestaltet und verschickt werden. Und in einem weiteren Schritt ist dann auch schon das Ticketing möglich, damit die vorhandenen Plätze auch gut belegt werden können.

Für jedes Event den passenden Plan

Und dabei reden wir hier nicht von der Veranstaltungsplanung als solche, sondern vom Sitzverteilungsplan. Und der kann je nach Location immer anders aussehen. Während viele Veranstaltungsagenturen nur über sehr statische Sitzpläne verfügen, kann die NextEvent Software auch vollständig an sehr komplexe Raumsituationen angepasst werden. Von der freien Platzauswahl über Vorreservierungen bis hin zu festgelegten Plätzen für ausgewählte Gäste ist in individuellen Zuschnitten alles möglich was eine gute Sitzplanung sinnvoll macht.

Und auch dann, wenn es für das Event keinen feststehenden Sitzplan gibt, lassen sich die Kapazitäten für Besucher einfach, sicher und schnell planen und beim Ticketverkauf überwachen. Dazu kommen Möglichkeiten, bestimmte Bundles zu definieren, so dass Kongressteilnehmer beispielsweise auch an unterschiedlichen Tagungsgruppen teilnehmen oder die unterschiedlichsten Leistungspakete bis hin zur Verpflegung zusammengestellt werden können.

Tickets individuell gestalten

Auch das geht mit der NextEvent Software einfach und schnell. Und vor allem individuell. So lassen sich nicht nur die Einladungen, sondern auch die Tickets selbst absolut individuell gestalten. Vorteilhaft ist das immer dann, wenn viel Wert auf das Corporate Design oder die Corporate Identity gelegt wird. Und ausserdem wirkt solch eine individuelle Gestaltung der Tickets natürlich immer auch professionell und wertschätzend den eingeladenen und erwarteten Gästen gegenüber.

Ticketing am Veranstaltungstag

Irgendwann ist es dann soweit. Das Event steht an. Die ersten Tickets sind bereits über die Vorbestellungen verkauft, jetzt kommt der Run auf die Abendkasse. Auch hier glänzt die NextEvent Software mit einer überraschend komfortablen Lösung, die den Verkauf freier Tickets einfach, schnell und nachvollziehbar macht. Und das mit einer sicheren Internetanbindung, so dass alle Schnittstellen im Ticketverkauf immer miteinander in Verbindung stehen und miteinander harmonieren. Bis hin zur Einlasskontrolle, die vorteilhafterweise sogar ohne bestehende Netzverbindung möglich ist.

Im Ergebnis verläuft nicht nur der Vorverkauf reibungslos, sondern auch an der Abendkasse werden die Prozesse schnell und komfortabel abgewickelt. Inklusive einer transparenten und punktgenauen Abrechnung.

Der Tag danach

Ist ein Event gelaufen, ist es immer noch nicht vorbei. Dann nämlich kommt der Zeitpunkt der Abrechnung der verkauften Tickets und Zusatzleistungen. Aber auch das lässt sich mit der exzellenten NextEvent Software einfach und schnell bewerkstelligen. Oftmals können die Veranstalter schon direkt nach dem Event konkrete Aussagen zum Ticketverkauf und weiteren Umsätzen machen, was durch die kluge Software deutlich unterstützt wird.

Und das Beste dabei ist, für alle Leistungen verlangt die NextEvent AG keine Vorkosten, keine Fixpreise, sondern immer nur eine kleine Provision auf die tatsächlich erzielten Umsätze, die mit dem Ticketing und der Nutzung der Software in einem Zusammenhang stehen. Der Nutzer zahlt also wirklich nur das, was er tatsächlich genutzt hat und nicht das, was er unter günstigen Umständen vielleicht alles hätte nutzen können.

Noch Posten offen?

Auch kein Problem. Integriert in die NextEvent Software ist auch das gesamte Mahnwesen im Ticketing, so dass Sie nicht jedem einzelnen Prozess separat hinterherlaufen müssen. Sie definieren, wer wann wofür angemahnt wird und legen dabei auch die Mahnstufen fest. Den Rest erledigt die Software quasi von allein, so dass Sie nur noch auf die Ergebnisse warten müssen.

Und am Ende des Tages wissen Sie, dass die Entscheidung für die NextEvent Software die genau richtige war. Weil eine gute Veranstaltung eben auch immer von einer guten Planung lebt. Bis in die organisatorischen Details des Ticketings hinein.

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